Do tính đa dạng mà dữ liệu trong Excel cần được xử lý để có thể dụng dữ liệu một cách tốt nhất. Trong quá trình chọn lọc dữ liệu trên Excel, việc đếm không trùng tuyệt nhiên không được bỏ qua để có được dữ liệu chất lượng. Vậy làm cách nào để đếm không trùng trong Excel ? Dưới đây, https://winrar.vn/ xin được phép chia sẻ đến bạn các cách xử lý dữ liệu trùng liệu lặp trong Excel.
Đếm không trùng trong Excel dùng hàm COUNTIF
Cách thứ nhất bạn có thể dùng để đếm không trùng trong Excel là dùng hàm COUNTIF và thêm một cột phụ. Đây là cách cơ bản và rất dễ sử dụng. Ví dụ cho bảng dữ liệu dưới đây:
Để xử lý dữ liệu, bạn thực hiện như sau:
Với cột Ngày, bạn sẽ tạo thêm một cột phụ là cột F và dùng hàm COUNTIF tại cột này. Để xác định giá trị tại dòng đó xuất hiện bao nhiêu lần thì ta sẽ thực hiện thao tác như sau:
Dùng cú pháp: =COUNTIF() như hình dưới đây
Có 2 điều lưu ý dưới đây:
- Thứ nhất, tại mỗi dòng trong vùng tính từ ô đầu tiên đến ô cuối cùng ta đếm số lần xuất hiện. Khi tính theo cách này thì giá trị COUNTIF đếm được lần lượt là 1,2,3…tăng dần theo điều kiện của giá trị bạn đang xét. Điều này khác với việc chọn Range cả vùng dữ liệu từ C2 đến C11. Ở đây bạn chỉ xét từ C2 tăng dần theo các dòng và giá trị C2 sẽ được cố định trong vùng Range.
- Thứ hai, sau khi đã dùng hàm COUNTIF chúng ta sẽ nhận được kết quả từ cột F từ F2 đến F11. Ở cột F, nếu ô có giá trị là 1 thì có nghĩa dữ liệu này chỉ xuất hiện 1 lần ở cột C, không bị trùng lặp. Ngược lại, các giá trị lớn hơn 1 sẽ là trùng lặp. Ví dụ: ô nào đó ở cột F là 2 thì dữ liệu này bị lặp 2 lần, nếu là 3 thì có 3 dữ liệu lặp lại.
- Thứ 3: tổng giá thu được ở cột F là 9 (như trên hình) nghĩa là cột C có tổng cộng 9 lần dữ liệu bị trùng lặp.
Như vậy bạn có thể dùng hàm COUNTIF để tính trùng lặp khá dễ dàng.
Sử dụng công thức FREQUENCY
Có vẻ hàm FREQUENCY vẫn còn xa lạ với nhiều người dùng Excel. Hàm này được dùng với mục đích chỉ là xử lý dữ liệu dạng mảng, đếm số lần một giá trị nào đó xuất hiện trong một vùng phạm vi dữ liệu nào đó. Với ví dụ như trên, nếu bạn không dùng cột phụ và hàm COUNTIF thì bạn sử dụng hàm xử lý dữ liệu theo mảng đến xử lý đếm không trùng.
Công thức hàm FREQUENCY như sau: =FREQUENCY(data_array,bins_array)
Theo nguyên tắc của hàm FREQUENCY thì bạn sẽ đếm các giá trị trong tham số bins_array lặp lại bao nhiêu lần trong data_array. Nhìn chung thì về bản chất thì cơ chế hoạt động của nó khá giống COUNTIF để đếm từng phần tử trong bins_array trong một vùng nhất định gọi là data_array.
Dựa trên nguyên tắc trên, ta có:
- Trong cột C được xét dữ liệu trùng lặp sẽ có dữ liệu từ C2 đến C11 và vùng này sẽ là bins_array. Giả sử từ A2 đến A11 là nội dung chúng ta đang cần.
- Ta sẽ dùng hàm MATCH để đếm xem giá trị xuất hiện trong cột ngày là giá trị thứ mấy. Vùng này sẽ được coi là data_array. Hàm MATCH sẽ viết theo công thức như hình dưới đây:
- Bạn kiểm tra hàm MATCH bằng cách hãy bôi đen công thức trên thanh Formula Bar và sau đó nhấn F9. Bạn sẽ có:
- Các giá trị được trả về là mảng bao gồm: 1,2,3,4,5,6,7,8,8,10. Ta thấy phân tử 8 xuất hiện 2 lần và đó là dữ liệu bị lặp lại.
- Kết hợp 2 thành phần trên vào hàm FREQUENCY ta được:
- Còn lại, bạn chỉ cần đếm số giá trị lớn hơn 0 trong mảng vừa được tạo ra bởi FREQUENCY là sẽ có được kết quả.
Như vậy, tổng số lặp lại ở vùng dữ liệu là 9 như. Giống kết quả như khi dùng hàm COUNTIF.
Ưu nhược điểm khi đếm không trùng Excel bằng COUNTIF và FREQUENCY
Đối với hàm COUNTIF thì khá đơn giản, dễ dùng và quen thuộc với người dùng Excel. Tuy nhiên, nhược điểm nằm ở chỗ là ở tính thủ công. Bạn phải tạo thêm 1 cột mới và dùng công thức tại cột đó. Trường hợp nếu dữ liệu quá lớn thì không thể cứ mỗi dòng là tăng thêm mỗi công thức.
Để hiểu rõ hơn mời các bạn có thể tham khảo ngay video mà chúng tôi chia sẻ dưới đây nhé!
Đối với hàm FREQUENCY, ưu điểm sẽ là khắc phục được những nhược điểm của hàm COUNTIF, nâng cao kỹ năng và tư duy khi sử dụng Excel và ứng dụng cho những bảng dữ liệu lớn. Tuy nhiên công thức thì khá phức tạp và đòi hỏi người dùng phải hiểu rõ việc sử dụng dữ liệu theo mảng.
Như vậy, winrar.vn vừa chia sẻ 2 cách đếm không trùng trong Excel. Mỗi cách sẽ có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Và cho dù sử dụng cách nào bạn cũng nên vận dụng nó trong trường hợp cụ thể nhất. Nếu dữ liệu đơn giản thì lựa chọn hàm COUNTIF hoặc nếu dữ liệu phức tạp thì nên dùng hàm FREQUENCY. Chúc bạn thực hiện thành công hai cách trên.
\