Mách bạn cách in vừa khít trang giấy trong Excel chi tiết và đầy đủ nhất

Word, PowerPoint, Excel là ba công cụ rất cần thiết trong đời sống của chúng ta. Khi muốn in tài liệu sử dụng, chúng ta cần canh chỉnh kích thước phù hợp với khổ giấy. Vậy cách in vừa khít trang giấy trong Excel được thực hiện như thế nào? Hãy dành chút thời gian cùng https://winrar.vn/ theo dõi những thông tin dưới đây nhé!

In tài liệu Excel với khổ giấy A4

Trong nhiều trường hợp in tài liệu, nhiều người thường gặp phải rắc rối vì kích thước file quá khổ. Để nhanh chóng giải quyết điều này, trước tiên chúng ta cần nắm bắt các thông số kỹ thuật và phạm vi của khổ giấy in A4.

Công cụ Excel mang đặc trưng trình bày bảng tính nhằm phục vụ công việc ghi chép và thống kê dữ liệu. Các bảng tính trên Excel không có giới hạn cụ thể, vì thế người dùng được phép mở rộng phạm vi sử dụng khi cần thiết. Tuy nhiên, đây cũng là lý do khiến chúng ta khó in tài liệu Excel chuẩn xác do khổ in bị giới hạn trong một định mức nhất định.

Khi muốn kiểm tra các đường giới hạn trên giao diện trang in bị ẩn đi, các bạn cần thực hiện các bước như sau:

• Bước 1: Truy cập vào danh mục Ribbon View trên thanh công cụ.
• Bước 2: Lựa chọn phần Workbook Views để tìm đến danh mục Break Preview.

Tại đây, các đường kẻ xanh xuất hiện trên giao diện được xem là đường giới hạn phạm vi của khổ giấy A4. Để xác định thứ tự in tài liệu Excel có thể căn cứ vào số đếm nổi mờ tại Page 1, 2, 3…. Khi muốn tách khổ giấy tương tự như giao diện Word cho dễ nhìn, hãy chuyển sang chế độ xem “Page Layout” từ thanh công cụ của Excel.

Hướng dẫn cách in vừa khít trang giấy Excel

Có rất nhiều yếu tố cần thực hiện để căn trang Excel phù hợp với trang giấy A4. Dựa trên bố cục dữ liệu đã nhập sẵn, bạn cần cân nhắc những phương pháp phù hợp áp dụng cho việc điều chỉnh của mình. Sau đây là những gợi ý về cách in vừa khít trang giấy trên Excel mà winrar.vn muốn giới thiệu đến các bạn:

Hiệu chỉnh thông số lề cơ bản

Để xác định dữ liệu có nằm trong phần lề trang giấy không, bạn cần bật chế độ Page Layout xem xét. Có trường hợp dữ liệu vượt quá khổ hoặc khoảng cách lề giấy quá lớn cũng khiến dữ liệu mất cân đối khi trình bày bản in. Lúc này, bạn cần điều chỉnh lề giấy phù thông qua các bước như sau:

• Bước 1: Khi đã lựa chọn chế độ xem Ribbon Page Layout, bạn hãy nhấn chọn danh mục Margins.
• Bước 2: Thao tác căn chỉnh lề giấy qua các thông số đại diện. Bao gồm: Top – Bottom (khoảng cách lề trên – lề dưới), Left – Right (khoảng cách lề trái – lề phải), Header – Footer (khoảng cách chừa tiêu đề – chân trang)

Nếu dữ liệu bảng tính Excel yêu cầu xác định thông số riêng, bạn có thể vào danh mục “Custom Margins” để chỉnh sửa trực tiếp.

• Bước 3: Sau khi đã canh chỉnh thông số xong, hãy bấm chọn “OK” để xác nhận kết quả.

Chuyển hướng dọc ngang cho tài liệu

Thông thường, tài liệu Excel được cài đặt chế độ mặc định in dọc. Nhưng trang tính của chúng ta lại trải dài theo chiều ngang thì phải làm sao? Bạn có thể giải quyết cùng ba thao tác đơn giản sau đây:

• Bước 1: Mở thanh chọn Ribbon Page Layout và click vào danh mục Page Setup. Lúc này, giao diện sẽ hiển thị danh sách khổ in để bạn lựa chọn. Nhấp vào kiểu thay đổi khổ giấy A4 theo yêu cầu ban đầu.
• Bước 2: Cũng từ danh mục Page Setup, tiếp tục nhấn chọn “Orientation” để chỉnh sửa chiều xoay trang giấy. Trong đó, cách hiển thị tài liệu được hiểu như sau:

– Đối với danh mục Portrait: tức trang giấy đang xoay theo chiều dọc.

– Đối với danh mục Landscape: tức trang giấy đang xoay theo chiều ngang.

• Bước 3: Chuyển chế độ xem của trang tính sang giao diện “Page Break Preview”. Khi nhìn thấy kích cỡ nội dung không thay đổi, bạn cần di chuột đến đường kẻ dọc màu xanh đầu tiên. Tiếp tục kéo đường kẻ dọc đó theo chiều ngang sang điểm cuối dữ liệu.
• Bước 4: Kiểm tra kích thước dữ liệu cân đối với khổ giấy in. Cuối cùng là in trang tính bằng cách vào File, nhấn chọn danh mục Print.

Xem xét độ rộng của cột và hàng

Cách in vừa khít trang giấy trong Excel dựa vào cột và hàng chính là cách thay đổi bố cục bảng tính. Như vậy người dùng được phép chỉnh sửa định dạng để thu hẹp diện tích dữ liệu. Hoặc trực tiếp thay đổi thông số lên cột và hàng.

• Bước 1: Bôi đen tất cả các dữ liệu trên trang tính.
• Bước 2: Trên thanh công cụ, lựa chọn vào thanh Ribbon Home để thay đổi định dạng.
• Bước 3: Điều chỉnh các thông số ở danh mục Font bao gồm: font chữ, size chữ, hiệu ứng in đậm, in nghiêng chữ.

Để trực tiếp hiệu chỉnh độ rộng của cột và hàng, bạn có thể áp dụng các bước như sau:

• Bước 1: Truy cập vào thanh chọn Home, từ Cells hãy nhấn vào danh mục Format.
• Bước 2: Hiệu chỉnh độ rộng trên giao diện với dòng Column Width.
• Bước 3: Bôi đen một hàng dữ liệu và chọn Row Height thay đổi độ rộng cho cột.

Bỏ cột dữ liệu không cần thiết

Trên một trang tính có quá nhiều cột cũng khiến dữ liệu khó in vừa khít với khổ giấy thông thường. Thao tác cần thực hiện lúc này là bạn xóa bớt hoặc ẩn đi một vài cột dữ liệu không cần thiết. Đây là cách in vừa khít trang giấy trong Excel nhanh nhất bạn có thể thử ngay. Hãy sử dụng nút lệnh Delete để thực hiện điều này. Nên lưu ý chỉ được xóa cột khi dữ liệu trong nó không có tác động gì đến những cột dữ liệu khác nhé!

Ngoài ra, chúng ta còn có thể áp dụng phương pháp ngắt trang để hiệu chỉnh kích thước dữ liệu tương xứng với khổ in trên giấy A4. Các thao tác lần lượt được thực hiện như sau: Nhấn vào danh mục Page Layout. Lựa chọn Breaks, sau đó click vào Insert Page Break. Từ đây, ứng dụng Excel sẽ tự động ngắt trang cho bạn.

Để hiểu rõ hơn mời các bạn có thể tham khảo ngay video mà chúng tôi chia sẻ dưới đây nhé!

Thông qua những chia sẻ của winrar , chắc hẳn các bạn đã biết cách in vừa khít trang giấy trong Excel rồi phải không nào? Hy vọng những thông tin từ bài viết đã giúp bạn hoàn tất vấn đề in ấn trong công việc của mình. Chúc các bạn thực hiện thành công!